Electronic Filling With Integrated Document Management System And E-Mail Handling

Published on Jun 12 2019 // Administrasi Perkantoran
Print Friendly, PDF & Email

Electronic Filing With Integrated Document Management System And E-Mail Handling

 

Deskripsi

Organisasi pada era globalisasi dengan perkembangan teknologi informasi dewasa ini sangat membutuhkan karyawan yang memahami implementasi dari konsep integrasi electronic imaging system dengan record management system dan implementasi dari electronic document management system.

Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) harus diimplementasikan dengan konsep yang benar agar dapat menjadi pondasi yang kuat dalam pengembangan filing system yang modern.

Penerapan electronic imaging sytem digunakan agar organisasi dapat melakukan proses efisiensi sumber daya yang jauh lebih besar ketimbang menggunakan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system) dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali dalam suatu database pada saat diperlukan dan dalam waktu yang sangat singkat. Sehingga akan sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan.

Electronics document management system diimplementasikan untuk mengelola file-file dokumen elektronik yang dihasilkan dari suatu aplikasi word processor, spread sheet, presentation dan project agar memudahkan dalam pembuatan identifikasi revisi dokumen elektronik dengan otorisasi updating revisi dokumennya sehingga dokumen elektronik tersebut dapat ditemukan dengan cepat pada saat dibutuhkan. Tentunya hal tersebut mendukung kebijakan pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001 dan mendukung kebijakan pemerintah RI dengan sejumlah regulasi dokumen yang sudah ditetapkan.

Apabila semua hal tersebut di atas sudah diimplementasikan dengan baik dan benar, maka akan sangat membantu memaksimalkan proses pelayanan, baik kepada internal customer ataupun kepada external customer, sehingga diharapkan dapat membangun image yang baik dan meningkatkan daya saing bagi organisasi tersebut.

 

Tujuan

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu:

  1. Memahami konsep dokumen dalam definisi  file, records dan archive serta tinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari proses penciptaan, penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen sampai dengan proses pemusnahan dokumen.
  2. Memahami implementasi dari 5 macam sistem penyimpanan arsip (filing system) berikut dengan 2 metode penyimpanan dan pengambilannya untuk kategori dokumen kronologis.
  3. Memahami implementasi dari konsep records management system, electronics imaging system dan electronics document management system.
  4. Memahami implementasi dari konsep integrasi antara electronics imaging system dengan records management system.
  5. Memahami implementasi dari konsep electronic document management system.
  6. Memahami implementasi prosedure & prinsip-prinsip filing system.
  7. Memahami implementasi pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001.
  8. Memahami implementasi  electronic filing system dengan perangkat pendukungnya.
  9. Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System,  lengkap dengan penggunaan scanner,  printer dan kamera digital.
  10. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.

 

Materi

  1. Definisi Arsip/ Dokumen Untuk Lembaga-Lembaga Negara/ Badan-Badan Pemerintahan Serta Untuk Badan-Badan Swasta/Perorangan Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI.
  2. Penjelasan Istilah-Istilah Kearsipan
  3. Klasifikasi Jenis-Jenis Arsip/ Dokumen Perusahaan
  4. Nilai Guna, Fungsi Dan Manfaat Arsip/ Dokumen Bagi Lembaga Negara/ Badan Pemerintahan Dan Perusahaan/ Perorangan.
  5. Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Dalam Pengelolaan Arsip/ Dokumen.
  6. Faktor-Faktor Yang Umum Menjadi Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip/ Dokumen Perusahaan
  7. Regulasi terbaru Mengenai Pengolahan Dan Penyimpanan Dokumen Perusahaan.
  8. Prosedure Filing System.
  9. Langkah-Langkah Proses Filing
  10. Pembuatan Dan Penggunaan Filing Alfabetis
  11. Pembuatan Dan Penggunaan Filing Surat Numerik
  12. Pembuatan Dan Penggunaan Filing Surat Geografis Dan Filing Surat Subyektif
  13. Pemaparan Metode Pengawasan Dan Pemindahan Arsip
  14. Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Filing
  15. Pembentukan & Pemeliharaan Sistim FIling
  16. Proses Penyusutan Umur Dokumen ( Document, Records Dan Archive).
  17. Langkah-Langkah Sebelum Proses Pemusnahan Dokumen Dilakukan.
  18. Proses Pemilihan Cara-Cara Pemusnahan Dokumen.
  19. Pemaparan Undang-Undang Kearsipan Ri Mulai Dari Awal Hingga Yang Undang-Undang Yang Terakhir (dari UU No. 7 tahun 1971 sampai dengan  UU Kearsipan 43 2009).
  20. Bagaimana mengetahui tingkat akurasi rasio kecermatan pengambilan dokumen
  21. Menghitung rumus ratio efektivitas manajemen dalam mengelola arsip secara menyeluruh.
  22. Mengetahui jenis-jenis media penyimpanan untuk electronic filiing system.
  23. Memahami implementasi dari  document control based on ISO 9001.
  24. Memahami faktor-faktor kunci sukses yang mendukung implementasi filing system.
  25. Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDMS software.
  26. Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFIDMS software.
  27. Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam EFIDMS software.
  28. Langkah-langkah Operasional dari Electronics Imaging System automation link ke dalam Records Management System.
  29. Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level  Security User Access Application.
  30. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk  Document Control process.
  31. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution process.
  32. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update process.
  33. Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
  34. Process Document  Capture baik melalui scanner ataupun melalui digital cameras, kemudian  di-convert menjadi  document microsoft office (XP, 2003, 2007, 2010).
  35. Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.
  36. Cases study/ diskusi/ tanya jawab.

 

Metode   
Presentasi, diskusi, dan studi kasus

 

Peserta

Training ini diperuntukkan bagi:

  1. Staff, Supervisor, Manager ataupun level di atasnya dari segala divisi, ataupun instansi lainnya yang membutuhkan training ini;
  2. Praktisi atau Profesional yang ingin menambah pengetahuan mengenai Electronic Filling With Integrated Document Management System And E-Mail Handling.

 

Waktu

  • 10-12 Juli 2019
  • 29-31 Juli 2019
  • 7-9 Agustus 2019
  • 28-30 Agustus 2019
  • 11-13 September 2019
  • 9-11 Oktober 2019
  • 28-30 Oktober 2019
  • 13-15 November 2019
  • 11-13 Desember 2019
  • 30-31 Desember 2019

 

Tempat

  • Hotel Ibis Style Yogyakarta
  • Hotel Gino Feruci Bandung*
  • Hotel Sofyan Betawi Menteng Jakarta*
  • Hotel Ibis Style Kuta Circle Bali*
  • In House Training*

 

Fasilitas dan Investasi

  • Fasilitas: Hard Copy Materi, USB Flashdisk, Training Kits, Coffee Break & Lunch, Sertifikat, Foto Group, Souvenir;
  • Investasi sebesar Rp. 6.000.000,- (Enam Juta Rupiah) per peserta non residential.
  • Investasi sebesar Rp. 6.000.000,- (Enam Juta Rupiah) per peserta residential 3 malam minimal 2 peserta dari perusahaan yang sama.*
  • Harga tidak termasuk pajak.

 

Instruktur

Yunita Anggarini,  M.Si. dan Team

 

*Informasi lebih lanjut hubungi Customer Service

klik untuk chat dengan Whatsapp

atau silahkan isi form di bawah ini

 

Leave a comment